Manuelles Archivieren von Elementen (Outlook 2010)

Ein effizientes Verfahren zum Verkleinern der Outlook-Datendatei (PST) oder des Exchange-Postfachs ist das regelmäßige Archivieren älterer Elemente. Anders als bei einer herkömmlichen Sicherung, bei der eine Kopie von Outlook-Elementen erstellt wird, werden archivierte Elemente in eine separate Outlook-Datendatei (PST) verschoben. Durch Öffnen der Datei kann jederzeit auf archivierte Elemente zugegriffen werden.

HINWEIS    Der Befehl und die Funktion Archivieren werden nicht für jedes Konto in Ihrem Outlook-Profil angezeigt, wenn Sie ein Exchange Server-Konto aufnehmen und Ihre Organisation Microsoft Exchange Server-Onlinearchiv verwendet. Diese Funktion kann auch von Ihrem Netzwerkadministrator deaktiviert werden.

Standardmäßig werden ältere Outlook-Elemente in regelmäßigen Zeitabständen automatisch archiviert. Weitere Informationen zur AutoArchivierung finden Sie unter Sichern, Wiederherstellen oder Löschen von Elementen mithilfe der AutoArchivierung .

Zusätzlich zur oder statt der AutoArchivierung können Sie Elemente auch manuell sichern und archivieren. Die manuelle Archivierung bietet Flexibilität und ermöglicht es Ihnen, genau anzugeben, welche Ordner im Archiv enthalten sind und welche Outlook-Archivdatei (PST) verwendet wird.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Outlook-Elemente manuell zu archivieren:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf Tools zum Aufräumen.
3. Klicken Sie auf Archivieren.
4. Klicken Sie auf die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren und dann auf den Ordner, der archiviert werden soll. Alle Unterordner des ausgewählten Ordners werden in dieses manuelle Archiv einbezogen.
5. Geben Sie unter Elemente archivieren, die älter sind als ein Datum ein.

6. Wenn Sie nicht die Standarddatei oder den Standardspeicherort verwenden möchten, klicken Sie unterArchivdatei auf Durchsuchen, um eine neue Datei bzw. einen neuen Speicherort anzugeben. Suchen Sie die gewünschte Datei, oder geben Sie den Dateinamen ein. Klicken Sie dann auf OK. Der Speicherort der Zieldatei wird im Feld Archivdatei angezeigt.
7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auch Elemente, für die „Keine AutoArchivierung“ aktiviert ist, um Elemente einzubeziehen, die möglicherweise mittels einer individuellen Markierung von der automatischen Archivierung ausgeschlossen wurden. Mit dieser Option wird nicht der Ausschluss dieser Elemente generell entfernt, sondern es wird das Kontrollkästchen Keine AutoArchivierung nur bei dem betreffenden Archiv ignoriert.

Deaktivieren der AutoArchivierung

Wenn Sie Daten einzig und allein manuell archivieren möchten, müssen Sie die AutoArchivierung deaktivieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage.